EUWP jest zarejestrowana w Wielkiej Brytanii, stad musi być zgodna z przwem brytyjskim. Rada Polonii Belgijskiej ma statut w oparciu o tzw asbl/vzw czyli stowarzyszenia bez celu lukratywnego. Takie stowarzyszenia mogą prowadzić działalność gospodarczą jedynie wtedy, gdy zyski z niej są przeznaczane na działalność statutową.

Ponieważ każda zmiana w statucie musi być zgłaszana kompetentnym władzom – a w Belgii to kosztuje – w konstrukcji statutu bardzo często używa się Statutu i Regulaminu Wewnętrznego. Tenże Regulamin może być zmieniany bez kosztów (ponieważ nie jest ogłaszany w Moniotorze). Regulamin zawiera wszystkie procedury i zajmuje się sprawami najwyższej rangi, które mogą ulec zmianie.

W Statucie powinna być wzmianka o ustawie dot. stowarzyszeń bez celów lukratywnych.

Najwyższą instancją (władzą) EUPW jest Walne Zgromadzenie (Zjazd), który wybiera Sekretariat (Zarząd) na okres 3,4,5? lat. W latach, kiedy nie ma wyborów, Sekretariat zdaje sprawozdanie z działalności Walnemu Zgromadzeniu (Zjazdowi).

Gdy obecny Statut był tworzony, sytuacja EUWP wyglądała zupełnie inaczej. Widać, że jej Statut wychodził w przyszłość. W rzeczywistości okazuje się, że np. nie tylko 2 organizacje z kraju chcą należeć do EUWP. Są również inne sprawy, które są nie były przewidziane, a są przyczyną dyskusji. Proponuję nie ograniczać ilości organizacji krajowych tak długo jak będą one spełniały wszystkie kryteria przyjęcia do EUWP.

Kryteria członkowstwa:

Reprezentatywność - organizacja ogólnokrajowa (już jest w Statucie) z minimum członków - dobrze byłoby zrobić weryfikację obecnych organizacji i jeśli jakaś z nich nie spełnia warunków nadać jej statut obserwatora. Kryteria powinny być na tyle wysokie, by EUWP nie stała się sejmikiem,

Jeśli w danym kraju nie ma organizacji spełniającej te kryteria – do EUWP może być prayjęta jedna ogólnokrajowa organizacja. Trzeba jednak przewidzieć co będzie jeśli pojawi się inna spełniająca warunki z poprzedniego punktu,

Składki – proponuję by składka organizacji była uzależniona od ilości członków (przy stałej składce od osoby (np. 1,2,5… Euro) – czy i ewentualnie jak sprawdzać ile osób są członkami?). Jaka jest minimalna ilość członków, by organizacja mogła należeć do EUWP? W Belgii trzeba zdefiniować max. wysokość składki członkowskiej (<250Euro/członka). Rozumiem, że wysokość składki ustala Zjazd (Walne Zgromadzenie)?

Ilość głosów (mandatów) posiadanych przez daną organizację powinna zależeć od ilości członków (=płaconych składek),

Ponieważ kryteria członkostwa mogą się zmienić, proponuję umieścić je w Regulaminie Wewnętrznym.

Procedura przyjmowania – podanie (ze Statutem) powinno wpłynąć do Sekretariatu. Sekretariat (albo specjalna komisja) musi stwierdzić, że nie ma sprzeczności między Statutem EUPW i celami organizacji starającej się o przyjęcie, zasięgnąć opinii dot. tej organizacji i wydać zalecenie Sekretariatowi. To zalecenie nie powinno być identyfikowane z decyzją Sekretariatu, który ją podejmuje zupełnie niezależnie i przedstawia propozycję Walnemu Zgromadzeniu. O przyjęcie do EUWP występuje Sekretariat do najbliższego Walnego Zgromadzenia, a nie Walnego Zgromadzenia za 5 lat (J ). W międzyczasie tzn od decyzji Sekretariatu do Zjazdu, organizacja starająca się o przyjęcie jest członkiem tymczasowym (może brać udział w pracach Komisji EUWP, może być informowana o sprawach dot. EUWP,…). W Belgii Walne Zgromadzenia muszą się odbywać przynajmniej raz na rok.

Aby sprawę uprościć proponuję by zamiast Walnego Zgromadzenia i Rady Prezesów używać tylko określenia Walne Zgromadzenie (które co 3, 4, czy 5 lat będzie Wyborczym Walnym Zgromadzeniem). Wówczas unikamy konieczności dodatkowego definiowania praw/obowiązków/ procedur Rady Prezesów,

Mogę sobie wyobrazić, że organizacja przestaje płacić składki, liczba członków spada poniżej koniecznego minimum,….. Zatem potrzebna będzie procedura zawieszania i skreślania z listy członków. Kiedy i kto występuje z propozycją do kogo jaki jest przebieg procedury i jak się kończy.

Plany Pracy Zarządu EUWP. Kto proponuje, kiedy – sądzę, że na rocznym Walnym Zgromadzeniu, zatwierdza Walne Zgromadzenie

Organizacje lokalne muszą, pod rygorem wykluczenia z EUWP, zdawać sprawozdania ze swojej działalności. Nie chodzi o to by je oceniać, lecz aby uniknąć organizacji "martwych dusz". Nawet jeśli stare i zasłużone organizacje kombatanckie niewiele robią lub trudno się z nimi porozumieć w sensie komunikować, bowiem nie są wyposażone w PC-ty itp., mogą zawsze mieć status obserwatora.

Komisje – jaki jest cykl: jak są wybierane, jak pracują i jak kończą pracę….kto o tym decyduje?

Wszystkie propozycje do głosowania na Walnym Zgromadzeniu muszą być przesłane razem z zawiadomieniem (np. na min. 1 miesiąc przed datą) o Walnym Zgromadzeniu (Zjeździe).

Liczba mandatów posiadanych na Walnym Zgromadzeniu (Zjeździe) nie może przekraczać 2-ch na osobę (jeden własny i jedno pełnomocnictwo).

Kryteria ważności zmian statutowych, pod rygorem nieważności:

muszą być umieszczone w Programie Walnego Zgromadzenia i na zawiadomieniach,

quorum 2/3 osób/głosów obecnych i reprezentowanych,

4/5 ważnych głosów oddanych za zmianami w głosowaniu tajnym,

Quorum na Wal. Zgr. i co z drugim terminem? Czy o drugim terminie można wspomnieć w zawiadomieniu o Walnym Zgromadzeniu? W Belgii, kiedyś, podanie 2-go terminu w zawiadomieniu o Walnym Zgromadzeniu powodowało, że zawiadomienie nie było ważne. Jak to widzi prawo angielskie?

W Art.4 §4 jest mowa o zadaniach Zjazdu. Tu chyba chodzi o procedury wstępne tuż po jego otwarciu? Jest również mowa o asesorach. Jakie są ich obowiązki i zadania? Warunkiem sine qua non - na Walnym Zgromadzeniu – głosowania zatwierdzenia budżetu jest pozytywna opinia Komisji Rewizyjnej o działalności finansowej Sekretariatu.

W Art.4 §4 mówi się, że “…Do zadań Rady Prezesów należy….. analiza sytuacji w Unii i w poszczególnych organizacjach…” Nie jest jasnym co oznacza analiza w poszczególnych organizacjach. Tymbardziej, że – jak dotąd - organizacje nie są zobowiązane do przedstawiana sprawozdań z działalności.

Wybory do Sekretariatu. Jaka jest procedura? Dlaczego tylko Prezydent EUWP ma prawo proponować pozostałych członków Sekretariatu? Sądzę, że członkowie Sekretariatu powinni być wybierani przez Walne Zgromadzenie(Zjazd) EUWP. Można dyskutować jak funkcje w Sekretariacie są rozdzielone i czy podlegają zatwierdzeniu przez Zjazd.

Rada Prezesów powinna nie tylko wysłuchać sprawozdania Prezydenta, ale również zatwierdzać sprawozdanie z działalności Sekretariatu (za ostatni rok) w głosowaniu tajnym przy zwykłej większości głosów.

W Art.4 §19 mówi się “…Zasady pracy Sekretariatu określone są w odrębnym regulaminie…” Gdzie on jest? Zatwierdza go Rada lub Zjazd w jakim głosowaniu – quorum, tajne/jawne, jaka większość? Kto zatwierdza w nim zmiany? i w jakim głosowaniu, itd…

Zmiany w Komisji Rewizyjnej – procedura zastępowania członków…

Art 5 §21 – "…Prawo do głosowania przysługuje tylko obecnym na zebraniach członkom władz statutowych Unii…” Czemu nie można dać pełnomocnictwa? Kto jest władzą statutową Unii? Sekretariat?, Komisja Statutowa?, Walne Zgromadzenie(Zjazd) będący najwyższą władzą EUWP?

Tamże – Procedura rozwiązania EUWP nie jest jasna, ani w jaki sposób komu (“cele polonijne” jest zbyt dowolne) zostaje przekazany majątek.

Procedura zwoływania Nadzwyczajnego Zjazdu EUWP nie jest jasno zdefiniowana. Ktoś powinien wystąpić z wnioskiem do Sekretariatu (2/3 org. członkowskich składają wniosek pisemny, podpisany przez Prezesów???) w jakim terminie Nadzwyczajny Zjazd musi się odbyć i w jakich sprawach może obradować….)

Last but not least – może dobrze byłoby dpuszczać obserwatorów obrad Zjazdu/Rady (w Regulaminie Wewn.)? Oczywiście bez prawa głosu. To polepszyłoby widzialność EUWP w poszczególnych krajach.

 

Krzysztof Bystram